Thursday, August 4, 2011

MEMENUHI PERMINTAAN HANAFIAH.

Hanafiah said...

.
.
.

Pak Ngah, dari coretan di blog, saya tau Pak Ngah orang penting dan selalu berurusan dgn org2 yang SIKIT LEBIH penting dari Pak Ngah.

Boleh tak Pak Ngah cerita sikit apa cabaran berurusan dengan mereka dan bagaimana Pak Ngah handle. Mungkin input tersebut SIKIT LEBIH menarik dari best-selling books di pasaran..hehe

July 29, 2011 6:20 AM

.................................................................................................

 Hanafiah.

Terima kasih atas komen dan cadangan itu.  Pertamanya nak beritahu sebenarnya saya ni orang biasa-biasa sahaja yang banyak kekurangannya.  Ibaratnya seperti ikan kecil di lautan luas.  Walau bagaimanapun kerana tidak mahu menghampakan harapan,  saya ceritalah sikit satu kisah yang tidaklah besar atau hebat mana pun tetapi meninggalkan kesan di hati saya.

Tentunya awak biasa dengar ungkapan "your wish is my command" kan ? Begitulah keadaannya bila saya menangani hasrat orang-orang penting lebih-lebih lagi yang bertaraf Menteri apalagi Perdana Menteri.

Saya teringat satu peristiwa kira-kira  8-9 tahun dahulu, di mana di waktu itu saya mengetuai Bahagian Pentadbiran (Khidmat Pengurusan) di sebuah Kementerian yang  Menterinya juga adalah Perdana Menteri.

Ia berkaitan dengan peristiwa sambutan Hari Kualiti (Hari Q).   Tentunya Hanafiah dan pembaca lain juga tahu apa itu Hari Q.  Hari Q yang diadakan setiap tahun merupakan kemuncak kepada program kualiti sesebuah Kementerian.  Pada hari itu berbagai Anugerah akan diberi kepada Jabatan, kumpulan atau individu yang telah berjaya dalam pelbagai petandingan kualiti seperti KMK, Pengurusan Kewangan, Pengurusan Fail dan sebagainya.

http://www.kkr.gov.my/files/html/HariKualitiEn/kualiti.jpg

Majlis itu sepatutnya dihadiri oleh PM dari mula hingga tamat.  Bagaimanapun tiba-tiba pada pagi hari yang berkenaan, dia membuat keputusan hanya datang untuk merasmikan sahaja dan  kemudian akan beredar untuk melaksanakan satu misi penting. Dan untuk menambahkan pening kepala, dia akan datang merasmikannya setengah jam lebih awal dari jadual asal.

Bagi yang tidak tahu perjalanan sambutan itu, mungkin akan berkata, "apa susahnya, jalankan sahajalah".  Tapi tak semudah itu.

Saya diberitahu oleh Ketua Setiausaha (KSU) perkara ini hanya kira-kira  lima minit sebelum PM sampai.  Sebaik diberitahu,  saya rasa macam nak pitam memikirkan perancangan saya yang hancur lebur, tambahan pula pada masa itu bulan puasa.  Di mana harus saya mulakan.  Dewan masih lengang.  Ramai jemputan masih lagi berada di luar dewan, melihat pameran atau berbual-bual dengan kawan-kawan dan ramai juga yang belum sampai.  Masalahnya bagaimana hendak memberitahu mereka semua akan perubahan jadual. Takkan nak pergi ke setiap orang.  Dan takkan nak menjerit-jerit pulak.

Kalau mengikut aturcara asal, apabila PM  sampai dia akan mengambil tempat duduk di depan pentas. Kemudian juruacara akan menjemput dia dan semua hadirin berdiri untuk sama-sama menyanyikan lagu Negara ku dan lagu-lagu wajib yang lain (ingat tak entri ini ?)  dan juga bacaan doa.  Kemudiannya barulah PM di jemput naik ke pentas untuk menyampaikan ucapan dan seterusnya merasmikan Hari Q serta melancarkan gimiknya diikuti seterusnya menyampaikan anugerah dan hadiah.  Akhirnya macam biasa ada PC (Press Conference).  Nasib baik juga majlis ini di buat dalam bulan puasa. Jadi tak perlulah saya memikirkan bagaimana nak mengaturkan jamuan kepada PM dan tetamu yang lain.

Tetapi kali ini, dia masuk diiringi oleh KSU langsung  naik ke pentas dan terus berucap tanpa dijemput.  Hadirin di bawah terpinga-pinga seketika tak tahu nak buat apa. Setelah PM menjelaskan kenapa dia berbuat demikian dan seterusnya meminta semua hadirin duduk, barulah saya dapat sedikit ruang untuk berfikir dan mengaturkan semula jadual majlis yang sudah kacau.

Semua aturcara asal sudah tidak boleh dipakai lagi kerana PM hanya datang untuk merasmikan majlis dan terus belah.  Apa nak jadi dengan pasukan koir yang sudah berdiri sejak sekian lama terintai-intai di belakang pentas,  macamana penyelarasan dengan mereka yang menjaga lampu, sistem bunyi dan gimik. Doa pula nak selit kat mana.  Ustaz yang akan membaca doa memandang-mandang  kepada saya  bila giliran dia nak baca doa. Juruacara majlis pula tertanya-tanya nak cakap apa kerana susunan atau aturcara majlis sudah berubah.

Tempat pertama yang saya tuju adalah juruacara kerana mereka sangat penting untuk mengawal suasana.  Memandangkan teks asal juruacara sudah tidak boleh digunakan lagi,  saya secara "off the cuff" atau "impromptu" terpaksa memberitahu secara lisan aturcara baru  dan kedua-dua juruacara menyalin apa yang saya cakapkan.

Dan jangan lupa oleh kerana majlis ini di hadiri oleh PM, maka orang-orang surat khabar dan tv sentiasa memerhati dan merakamkan.

Semua perubahan dan keputusan kena buat dengan serta merta.  Masalahnya saya tidak dapat dan tidak boleh merujuk kepada sesiapa bahkan  sayalah tempat segala rujukan.   Tempat rujukan hanyalah  KSU dan dia sibuk melayan PM dan tetamu VIP yang lain. Jadinya baik buruk atau jaya-gagalnya majlis hari itu pandai-pandai sayalah sebagai  Ketua Bahagian merangkap ketua urusetia majlis tersebut untuk mengaturkannya. Para tetamu tidak tahu apa  sebenarnya yang berlaku di belakang pentas. Kalau ada sebarang kecacatan walau sekecil manapun, pasti ada yang berkata ..

"nama sahaja Hari Kualiti, tapi majlis langsung tak ada kualiti"

Saat itu saya terbayang 'kolam' di JPA yang sangat luas dan tidak bertepi untuk saya  berenang lepas ini. Atau ke 'bilik sejuk' mana saya akan di simpan.

Kisah ini panjang sebenarnya dan saya nak cerita pun jadi letih.   Selain dari itu saya  juga khuatir jemu pulak orang membacanya. Cukuplah sekadar saya katakan bahawa majlis pada hari tersebut berjalan dengan lancar sekali seolah-olah sudah dirancang berbulan-bulan lamanya. Selepas PM meninggalkan majlis, saya telah meminta Timbalan Menteri untuk meneruskannya.  Saya bernasib baik kerana dia berbesar hati menerima permintaan saya. Lagipun memang menghadiri majlis hari ini telah termasuk dalam jadual asal beliau.  Yang lucunya,  doa saya letakkan di hujung majlis sebagai tanda kesyukuran akan sempurnanya perjalanan majlis, dan sudah tentulah teks doa itu harus diubahsuai sewajarnya.

Setelah semuanya selesai dan majlis berjalan dengan lancar tanpa sebarang cacat cela, tiada ucapan terima kasih di terima dari sesiapa. Seolah-olahnya majlis sesempurna itu tiada siapa yang mengatur di belakangnya. Ia mengilhamkan saya mencipta seloka ini.

Usai majlis ini saya segera  ke Masjid kerana mengaturkan persiapan  majlis berbuka puasa anjuran Kementerian tempat saya bertugas pada petangnya nanti.

Pengajarannya:

1. Kalau kita menjadi orang besar, janganlah sesuka hati menukar aturcara. Kalau nak tukar pun biarlah atas alasan yang munasabah dan berilah masa yang mencukupi kepada urusetia menyusun aturcara baru.

2. Kalau kita menjadi orang yang bertanggungjawab dalam menguruskan sesuatu majlis, perlu bersedia menerima kejutan atau peristiwa yang tidak diingini. Orang putih kata "hope for the best, prepare for the worst".




* Untuk makluman pembaca, Hanafiah ini adalah suami kepada Nida yang memenangi kontes berbalas pantun saya tempoh hari. Beliau merupakan orang penting yang sedang melanjutkan pelajarannya ke tahap "Peringkat Habis Darjah" di New Zealand. Blognya di sini.

.

22 comments:

  1. Salam Pak Ngah...apa2hal ucap terima kasih dulu, sbb nak jadi org pertama yg bagi komen..hehehe.

    Ni tgh menghayati coretan Pak Ngah.

    p/s - Stop kejap dari buat data analysis

    ReplyDelete
  2. HANAFIAH

    TAHNIAH KERANA JADI ORANG PERTAMA KOMEN.

    LEPAS NI CEPAT SAMBUNG BALIK BUAT DATA ANLYSIS TU !

    ReplyDelete
  3. Fuhh!!!! kalau saya jadi Pak Ngah, kering darah dibuatnya.

    Syabas sebab berjaya mengelakan huru hara di majlis bersama PM kita. Namun, nak jadikan lancar.. pasti bukan semudah itu, tanpa pengalaman, pengetahuan, kepimpinan dll pastinya sukar. Saya yakin Pak Ngah miliki segalanya. Sesuatu yg kami perlu dipelajari.

    Kedua - tersengih sendiri saya baca entri SELOKA KERJA BAHAGIAN PENTADBIRAN tu... memang betul dan tepat sangat seloka tu...hehe, perlu dibaca oleh semua.

    ReplyDelete
  4. Begitulah ya pakngah. Di belakang setiap majlis pasti ada yang sibuk mengatur urusannya tapi orang tak nampak semua tu...

    Cerita yang boleh di jadikan panduan kepada yang lain bila berurusan dengan orang penting ya pakngah...

    p/s: salah satu cara untuk pakngah buat slide pada gambar ialah melalui slide.com di http://www.slide.com/

    Rasanya di sini paling mudah...

    Create account, upload gambar dan dah boleh buat slide.

    Macam saya guna picasa.com. Mudah juga, tapi pakngah kena download picasa di komputer. Agak panjang nak menerangkan. Pakngah cuba dulu guna slide.com tu ya. Kalau tak boleh nanti saya cuba bantu cara lain...

    ReplyDelete
  5. Mujurlah saya hanya orang kecil berbadan besar yang tiada siapa nampak apa2 kepentingannya!

    ReplyDelete
  6. Alhamdulillah.. Saya telah selesai membacanya :)

    Dalam merancang sesuatu perkara perlu ada plan A, B dan C.

    ReplyDelete
  7. yang muda perlu belajar dari orang lama, ketenangan menghadai situasi tak terduga...

    kalau aina...lari menangis tepi guri kerana tidak tahu apa yg hendak di buat lagi (adakah tuan haji tahu apa itu guri?)...

    ReplyDelete
  8. puuhhhh kita jadi berdebar-debar bila membaca coretan ini...

    selamatlah dari dikolamkan ... tuan.

    ReplyDelete
  9. sebab tu kena ada backup plan kan pakcik? keh keh~

    ReplyDelete
  10. Manusia uncle..manusia.

    Ada yang berdiri dan berjalan memandang ke langit sahaja. Yg berkuasa kalau begini, maklumlah...paling malang yg tak berkuasa pun nak macam ni!

    ReplyDelete
  11. tahniah tn hj...

    bukan senang nak buat cenggitu..

    tn hj mmg hebat orgnya..syabas sekali lagi...

    ReplyDelete
  12. Assalam...
    Cabaran besar tu...tahniah kerana berjaya hadapi situasi tesebut. Kalau saya, dah lama lembut lutut, otak langsung tak boleh nak fikir, rasa macam nak lari jauh2...

    http://azilas.blogspot.com

    ReplyDelete
  13. Ouh! Suami pada pemenang tu rupenye. Heheheheh......

    ReplyDelete
  14. tahniah sebab tuan dapat mengawal emosi dan situasi...

    yang penting, misai mesti maintain.. :)

    ReplyDelete
  15. tahniah sebab tuan dapat mengawal emosi dan situasi...

    yang penting, misai mesti maintain.. :)

    ReplyDelete
  16. Smart uncle wat keje...
    Itulah pentingnya pengalaman...
    Ape2 ujian pun x panik...

    ReplyDelete
  17. saya suka buat kerja mcm ni dan lebih lagi kalau semuanya berjalan lancar. atleast bila yg org baru buat kita bleh la eksen sikit..hehe...ok tak?

    ReplyDelete
  18. 1. JUNAINA - SAYA TIDA TAHU APA ITU GURI .. MALAS NAK GOOGLE YG SEBENARNYA.

    2. TAK ELOK EKSEN KAT ORANG. EKSEN KAT DIRI SENDIRI TAK PE !

    3. TERIMA KASIH ATAS TIPS ITU.

    KEPADA YANG LAIN-LAINNYA KERANA SUDI SINGGAH DAN MEMBERI KOMEN SAYA HARGAINYA.

    ReplyDelete
  19. mereka dah tahu. adalah sgt di dalam kerugian jika mereka cuba letak awak dlm 'kolam' JPA.

    awak kan ikan kecil. hebat berenang!


    .

    .....saya ni orang biasa-biasa sahaja yang banyak kekurangannya .Ibaratnya seperti ikan kecil di lautan luas.

    ..
    .
    .


    awak,

    awak tau tak, lebih ramai org suka ikan kecil berbanding ikan besar.

    * ikan besar biasanya adalah PEMANGSA!

    * ikan kecil biasanya ikan 'mampu milik'. tak semua orang mampu milik ikan besar.

    *sy tak pernah lagi jumpa org bela ikan jerung dlm akuarium di rumah

    *sy tak pernah lg jumpa restoran yang hidangkan ikan jerung 5 rasa. ikan kerapu, ikan siakap 3 rasa, banyaklah.

    * sy SUKA ikan kecil di lautan luas. :D



    nasib sy tak pandai mengorat. eh! memancing. Kalau tak... hmmm.. beruntung makngah!

    agak2 dah berapa ramai yang GAGAL memancing awak eh?

    eh eh eh!

    .
    .
    .
    .
    .
    .
    .
    .

    bila nak ajar sy memancing? :D

    ReplyDelete
  20. KTS

    YA ALLAH, MASYAALLAH, ALHAMDULILLAH KERANA MEMUJI SAYA SETINGGI GUNUNG.

    SESUNGGUHNYA PEMERHATIAN AWAK ANTARA IKAN BESAR DAN KECIL ITU SANGAT TEPAT. IKAN KECIL NI SELALUNYA 'MANIS' ISINYA. ITU SEBAB IKAN BESAR SUKA NGAP DIA.

    SAYA JUGA TERGELAK AKAN KOMEN AWAK YANG INI ..

    *sy tak pernah lagi jumpa org bela ikan jerung dlm akuarium di rumah

    *sy tak pernah lg jumpa restoran yang hidangkan ikan jerung 5 rasa. ikan kerapu, ikan siakap 3 rasa, banyaklah.

    SUNGGUH KELAKAR TAPI BETUL. SAYA SUKA KOMEN AWAK .. JUJUR, BENAR, BERSAHAJA DAN LUCU.

    NAK AJAR MEMANCING NI, TAK ADA MASALAH. TETAPI KENA IKUT SAMA KERANA IA TAK BOLEH DIAJAR DIBILIK DARJAH. SELAIN DARI ITU, MEMANCING INI BUKAN SETAKAT TAHU TEKNIK ATAU PERALATAN, TETAPI JUGA REZEKI YANG DIBERIKAN OLEH ALLAH. BERAPA RAMAI ORANG YANG HEBAT PENGETAHUANNYA MEMANCING DAN MEMPUNYAI PERALATAN MEMANCING YANG CANGGIH DAN MAHAL TAPI TEWAS KEPADA PEMANCING YANG HANYA MEMAKAI JORAN BULUH SAHAJA.

    SEKALI LAGI TERIMA KASIH ATAS KOMEN AWAK YANG 'BERISI' ITU.

    ReplyDelete
  21. Kalo saya mesti saya hampir pitam atau pitam terus, hati tak henti2 memaki (tapi mulut tak tergamak le nak ucapkan)...owhhh...seram sejuk...Apapun entry ni snagt bagus untuk dijadikan contoh untuk develop skill of leadership...

    ReplyDelete
    Replies
    1. saya pun hampir pitam tapi digagahkan juga .. tapi saya fikir, kalau saya pitam betul-betul, majlis akan jalan juga.

      Delete

Kalau tak tahu macamana nak panggil saya, panggil je Pak Ngah. Semua komen yg berbentuk pertanyaan lambat laun akan cuba saya jawab. Terima kasih. Sila datang lagi.