Monday, August 5, 2013

TERKENANG SEMASA DULU 80 :PENGALAMAN MENGURUSKAN JAMUAN HARI RAYA PEJABAT.


Gambar hiasan hasil carian Google.

Hari ini sudah berada di penghujung puasa. Bila masuk bulan puasa, saya teringat pengalaman saya menguruskan persiapan jamuan Hari Raya  di tempat saya bekerja suatu masa dulu.

Kisah ini berlaku sebelum kisah ini dahulu dan boleh juga dikatakan sebagai lanjutan kepada entri itu. Ia mengenai  kisah  suka duka saya menguruskan jamuan hari raya sebuah Kementerian yang besar di Putrajaya. Pada masa itu saya mengetuai Bahagian Pentadbirannya. Menterinya pula pada masa itu adalah juga seorang Timbalan Perdana Menteri. Saya menerima tugasan ini setelah hanya beberapa bulan bekerja di Kementerian ini.

Bilangan jemputannya adalah kira-kira 5,000 orang yang terdiri dari Perdana Menteri, semua Menteri dan Timbalan Menteri serta Setiausaha Parlimen,  semua Ketusa Setiausaha (KSU) dan Ketua Jabatan, Duta-Duta dari negara tertentu, kakitangan kementerian dan jabatan di Parcel yang sama di samping kakitangan kementerian dan jabatan sendiri. Masa jamuan adalah dari jam 12.30 hari hingga 2.00 petang iaitu selepas mesyuarat Jemaah Menteri pada suatu hari Rabu.

Lebih dari sebulan sebelum majlis tersebut, KSU Kementerian memanggil saya dan menyampaikan arahan. Antara lain katanya ..

"Saya tak mahu jamuan tahun ini jadi macam tahun lepas. Saya mahu semua orang dapat makan dalam masa kurang dari 20 minit, makanannya sedap dan tidak ada yang basi .." .

Saya ringkaskan arahan itu sebagai 3S iaitu jamuan itu hendaklah segera, sedap dan selamat. Ini adalah pengalaman pertama saya menguruskan jamuan yang begitu besar untuk sebuah Kementerian yang besar. Sebelum itu saya bertugas di sebuah Kementerian yang agak kecil di mana menterinya adalah orang Sarawak berketurunan China. Dia sangat simple dan tak banyak songeh.

Apa saya buat.

Pertama mestilah ada Jawatankuasa kerana ini kenduri besar. Tak mungkin saya dapat urusakan seorang diri.  Antara jawatankuasa yang saya tubuhkan ialah Jawatankuasa Jemputan, Jawatankuasa Persiapan dan Logistik, Jawatankuasa Sambutan dan Protokol, Jawatankuasa Persembahan, Jawatankuasa Keselamatan dan sudah tentulah Jawantankuasa Jamuan.

Kemudiannya apakah strategi untuk mencapai hasrat 3S itu.

Kalau nak segera mesti banyakkan meja meletakkan makanan agar jemputan tidak bertumpu kepada satu tempat sahaja. Setelah mencongak-congak bilangan jemputan dengan masa yang ada, saya memutuskan untuk membuat sekurang-kurangnya 20 meja tempat mengambil makanan yang boleh di akses dari dua arah. Maknanya ada 40 barisan tetamu boleh mengambil makanan secara serentak.

Kalau nak sedap mesti pilih pembekal makanan yang sudah terbukti makanannya sedap. Ini bukan masa untuk membuat percubaan untuk katerer baru.

Kalau nak selamat (tak basi) yang boleh menyebabkan keracunan makanan, mesti dibanyakkan bilangan katerer. Bila banyak katerer, masing2 membekal makanan yang tak banyak kuantitinya berbanding jika seorang katerer. Misalnya untuk satay, pembekal khas yang hanya untuk membekalkan satay sahaja telah dilantik. Tahun sebelumnya saya difahamkan hanya seorang katerer yang di lantik untuk menyediakan semua jenis makanan. Oleh kerana bilangan yang nak dijamu ramai dan amaun makanan yang banyak, menyebabkan mereka memasak makanan beberapa hari lebih awal yang barangkali itu yang menjadi punca makanan tercemar.

Manakala untuk tetamu VIP seramai kira-kira 300 orang (termasuk yang merasa diri VIP) saya pilih katerer khas yang sudah biasa menjadi katerer jamuan di rumah Perdana Menteri. Maknanya, makanan, hiasan dan layanan adalah berbeza dengan meja yang lain. Saya fikir, kalau semua VIP ini puas hati, maka saya selamat. Kalau hanya seorang sahaja VIP tak puas hati, saya akan berhadapan dengan masalah besar.

Adakah jamuan itu berjaya seperti dirancangkan ? Apakah masalah yang di hadapi ?   Insya-Allah kalau panjang umur, saya akan sambung. Nak cerita sekali harung kat sini, nanti panjang sangat entri ini.



13 comments:

  1. PANDAI PAKNGAH.. MEMANG ITULAH PERANCANGAN YANG TERBAIK..

    ReplyDelete
  2. Wow... Sampai begitu sekali nak menguruskan jamuan makan para VIP...!

    Tahniah sebab berjaya menguruskannya dengan sempurna, berbekalkan strategi 3S.

    ReplyDelete
    Replies
    1. belum berjaya lagi .. cerita ini baru peringkat persiapan sahaja.

      Delete
    2. Ni kira tahniah in advance...tapi kalau persiapan sahaja dah mantap, selalunya hasilnya berjaya... hehehe

      Delete
  3. wahhhh ada bersambung2 plak citer dia...wat saspen je pakcik ni...

    ReplyDelete
  4. Saya sendiri pernah handle beberapa majlis kecil yg melibatkan jamuan. Memang kena ada team work yang sepakat dan komited. Jika tidak, kita pun ikut tumbang sama. Letih jangan cakap, memang penat tapi puas hati dan berbangga sebab tetamu dapat makan, dan depa enjoy.

    Sambung ya PakNgah...

    ReplyDelete
    Replies
    1. insya-allah akan bersambung jika dipanjangkan umur ..

      Delete
  5. This comment has been removed by the author.

    ReplyDelete
  6. allahai... apesal pakcik main sambung-sambung pulak nih... cam drama bersiri pulak... nak kena tunggu minggu depan di hari dan waktu yang sama kah???

    ReplyDelete
    Replies
    1. kalau saya nak cerita habis dalam satu entri, nanti panjang sangat.

      Delete
  7. sambung pakngah sambung. hehehe

    ReplyDelete

Kalau tak tahu macamana nak panggil saya .. panggil je Pak Ngah.